知識の足並みをそろえる

「請求書の件を催促する」は、それを決めた会議の場ではよくわかります。三週間後、ToDoリストにそれだけ残っていても、何のことかわかりません。どの請求書なのか。誰のものなのか。払ってもらえなかったらどうするつもりだったのか。

タスクは、その仕事が決まったノートの中に書き、リストが必要になったら集めてください。リストは見え方の一つにすぎません。どのタスクも元のノートの中にあって、ワンクリックで文脈に戻れますし、どちらでチェックを入れても両方にチェックが入ります。カレンダーにある会議や、連絡先にいる人も、同じようにそれぞれのノートへつながっているべきです。

タスクは、口で言うときと同じように書いてください。「金曜日に田中さんに契約書を送る」には、誰が、何を、いつ、がすでに入っています。まともなツールなら、フォームを使わなくてもそれを全部読み取れます。入力欄が増えるほど、後回しにする口実も増えます。

タスクごとに担当を一人決めてください。二人で受け持つタスクは抜けがちで、誰も担当していないタスクはまず片づきません。自分のものなら、そう書いておきます。ほかの人のものなら、その人の名前を書き、その人が引き受けたときのノートにリンクしてください。

リストが長くなったら、減らしてください。なぜそこにあるのか思い出せないタスクは、元のノートを開いてみます。ノートを見てもわからなければ、そのタスクは消してください。