階層は効率を奪う

フォルダを一つ増やすと、保存するたびにしなければならない判断が一つ増えます。深いフォルダ構成は、最初の週には整って見えますが、三か月もすると迷路になっています。

階層が深いと、たいして違わない選択肢の中から選ぶことになります。仕入れ先と価格について話した通話は、「仕入れ先」に入れるのか、「価格」なのか、それとも関係するプロジェクトなのか。どれも間違いではないので、そのたびに違うところを選び、あとでどこを探せばいいかわからなくなります。

フォルダは、受信箱、進行中のプロジェクト、参考資料の置き場など、仕事が実際にある場所の分だけ、少しだけ作ってください。製品の発表や採用活動のように、それらをまたぐものにはタグを使い、それ以外はリンクでつなぎます。

どこに入れるか迷ったら、受信箱に入れてください。どちらにしても検索で見つかります。構造を使うより手入れに時間をとられているなら、階層を浅くしてください。