Wissen muss abgestimmt sein

„Wegen der Rechnung nachhaken“ ist in dem Meeting, in dem ihr es vereinbart habt, völlig klar. Drei Wochen später, allein auf einer To-do-Liste, sagt es dir nichts mehr. Welche Rechnung? Bei wem? Was wollten wir machen, wenn sie nicht zahlen?

Schreib Aufgaben in die Notiz, in der die Arbeit beschlossen wurde, und hol sie in eine Liste, wenn du eine brauchst. Die Liste ist nur eine Ansicht. Jede Aufgabe lebt weiter in ihrer Notiz, einen Klick vom Zusammenhang entfernt, und wenn du sie an einer Stelle abhakst, ist sie an beiden abgehakt. Genauso sollten das Meeting in deinem Kalender und die Leute in deinen Kontakten zu ihren Notizen zurückführen.

Schreib Aufgaben so, wie du sie sagen würdest. In „Jana am Freitag den Vertrag schicken“ stecken schon wer, was und wann, und ein ordentliches Werkzeug kann das alles herauslesen, ganz ohne Formular. Jedes zusätzliche Feld ist eine weitere Ausrede, sie aufzuschieben.

Gib jeder Aufgabe eine verantwortliche Person. Aufgaben, die sich zwei teilen, bleiben gern liegen, und Aufgaben, für die niemand zuständig ist, werden gar nicht erledigt. Wenn es deine ist, sag es. Wenn sie jemand anderem gehört, schreib den Namen dazu und verlinke sie mit der Notiz, in der die Person Ja gesagt hat.

Wird die Liste lang, mist sie aus. Wenn du nicht mehr weißt, warum eine Aufgabe draufsteht, öffne ihre Notiz. Erklärt es auch die Notiz nicht, lösch die Aufgabe.