Hierarchie tötet Effizienz

Jeder Ordner, den du anlegst, ist eine Entscheidung, die du bei jedem Speichern neu treffen musst. Eine tiefe Ordnerstruktur sieht in der ersten Woche ordentlich aus und ist im dritten Monat ein Labyrinth.

Tiefe zwingt dich, zwischen Optionen zu wählen, die sich kaum unterscheiden. Gehört ein Preisgespräch mit einem Lieferanten unter Lieferanten, unter Preise oder unter das Projekt, um das es ging? Alles richtig, also entscheidest du dich jedes Mal anders, und später weißt du nicht, wo du suchen sollst.

Leg dir ein paar Ordner für die Stellen an, an denen deine Arbeit wirklich liegt, zum Beispiel eine Inbox, laufende Projekte und einen Bereich zum Nachschlagen. Nimm Tags für Themen, die quer dazu liegen, etwa einen Launch oder eine Einstellungsrunde, und Links für alles andere.

Wenn du nicht sicher bist, wohin etwas gehört, leg es in die Inbox. Die Suche findet es so oder so. Und wenn du mehr Zeit damit verbringst, die Struktur zu pflegen, als sie zu nutzen, mach sie flacher.