La hiérarchie tue l’efficacité

Chaque dossier que vous ajoutez, c’est un choix à refaire chaque fois que vous enregistrez quelque chose. Une arborescence profonde a l’air bien rangée la première semaine et devient un labyrinthe au bout de trois mois.

La profondeur vous oblige à choisir entre des options qui ne diffèrent pas vraiment. Un appel sur les prix avec un fournisseur, ça va dans Fournisseurs, dans Tarifs, ou dans le projet concerné ? Les trois sont justes, donc vous choisirez différemment à chaque fois, et plus tard vous ne saurez plus où chercher.

Gardez quelques dossiers pour les endroits où votre travail se trouve vraiment, comme une boîte de réception, les projets en cours et un coin pour la documentation. Utilisez des étiquettes pour ce qui les traverse, comme un lancement ou une vague de recrutement, et des liens pour tout le reste.

Si vous ne savez pas trop où mettre quelque chose, mettez-le dans la boîte de réception. La recherche le trouvera de toute façon. Et si vous passez plus de temps à entretenir la structure qu’à vous en servir, aplatissez-la.