Le savoir doit être aligné

« Relancer la facture », c’est parfaitement clair dans la réunion où vous l’avez décidé. Trois semaines plus tard, isolée sur une liste de choses à faire, la même ligne ne veut plus rien dire. Quelle facture ? Celle de qui ? Qu’est-ce qu’on devait faire s’ils ne payaient pas ?

Écrivez les tâches dans la note où le travail a été décidé, et rassemblez-les dans une liste quand vous en avez besoin. La liste n’est qu’une vue. Chaque tâche reste dans sa note, à un clic du contexte, et la cocher d’un côté la coche des deux. La réunion dans votre calendrier et les personnes dans vos contacts doivent ramener à leurs notes de la même façon.

Écrivez les tâches comme vous les diriez. « Envoyer le contrat à Jane vendredi » contient déjà qui, quoi et quand, et un outil digne de ce nom sait repérer tout ça sans formulaire. Chaque champ à remplir est une excuse de plus pour la repousser.

Donnez un seul responsable à chaque tâche. Une tâche partagée entre deux personnes a tendance à traîner, et une tâche sans personne dessus ne se fait pas du tout. Si elle est pour vous, dites-le. Si elle revient à quelqu’un d’autre, mettez son nom dessus et liez-la à la note où cette personne a dit oui.

Quand la liste s’allonge, faites le tri. Si vous ne vous rappelez plus pourquoi une tâche s’y trouve, ouvrez sa note. Si la note ne l’explique pas non plus, supprimez la tâche.