1.1
Prinzipien und Praktiken
Zehn Überzeugungen über Wissensarbeit und zwölf Gewohnheiten, die daraus folgen.
Wissensarbeit endet meistens mit einer Entscheidung oder einer Empfehlung. Die Überlegungen dahinter bleiben in deinem Kopf, bis jemand fragt, und bis dahin hast du die Hälfte vergessen. Sie festzuhalten, ist ein Handwerk, das kaum jemand beigebracht bekommt.
Unten findest du die Prinzipien, die uns wichtig sind, und die Praktiken, an die wir uns im Alltag halten. Es sind Meinungen. Wenn sich eine deiner Gewohnheiten mit einer davon beißt, lohnt es sich herauszufinden, wer von beiden falschliegt.
Prinzipien
- 01
Das Flüchtige festhalten
Wenn dir gerade eine Idee kommt, ist das der schlechteste Moment, um zu entscheiden, wo sie hingehört. Hol sie erst mal aus deinem Kopf. Sortier sie später, wenn du siehst, was sonst noch da ist.
- 02
Maximale Datenhoheit
Speichere deine Notizen in einem Format, das jedes Programm öffnen kann, an einem Ort, über den du selbst bestimmst. Apps werden verkauft, umgebaut und eingestellt. Deine Notizen sollten dabei nicht mit verschwinden.
- 03
Übertragungen minimieren
Notizen, Aufgaben, Meetings und die Menschen darin gehören zu ein und derselben Arbeit. Verteilst du sie auf vier Apps, kopierst du den ganzen Tag hin und her, und trotzdem laufen sie auseinander.
- 04
Eine einzige Quelle der Wahrheit
Fügst du eine Tatsache in drei Notizen ein, hast du drei Tatsachen, und bald stimmen sie nicht mehr überein. Halte sie an einer Stelle fest und verlinke darauf.
- 05
Klare Begriffe
Ein Ordner ist ein Ordner, und eine Aufgabe ist eine Aufgabe. Du solltest nicht erst die eigene Sprache eines Werkzeugs lernen müssen, bevor du etwas aufschreiben kannst.
- 06
Verwaltungsaufwand rigoros senken
Speichern, Umbenennen, Abtippen und Umformatieren ist kein Denken. Überlass das den Werkzeugen und heb dir deine Aufmerksamkeit für die Entscheidungen auf.
- 07
Standardmäßig privat
In deinen Notizen bist du ehrlich über Kunden, Pläne und Kollegen. Sie sollen dir auch dann nützen, wenn sie nie jemand anderes liest.
- 08
Leistung ist Pflicht
Wenn dich ein Werkzeug warten lässt, hörst du irgendwann auf, es zu benutzen. Öffnen, Suchen und Wechseln sollten sofort gehen, egal ob du zehn Notizen hast oder zehntausend.
- 09
Entscheidungen müssen nachvollziehbar sein
Bei jeder Entscheidung solltest du zurückverfolgen können, wo sie gefallen ist, wer sie getroffen hat und warum. Dasselbe gilt für ein Werkzeug, das deine Notizen bearbeitet. Es sollte zeigen, was es geändert hat, und dich das rückgängig machen lassen.
- 10
Schreib, als würdest du unterrichten
Schreib jede Notiz für jemanden, der nicht im Meeting war. In sechs Monaten bist du das selbst.
Praktiken
- 01
Nutze nur eine Inbox
Alles ohne klaren Platz kommt an dieselbe Stelle, egal ob Sprachnotiz oder Foto vom Whiteboard. Mit einer Inbox musst du nur an einer Stelle nachsehen, und zwischen zweien kann nichts verloren gehen.
- 02
Schreib es am selben Tag ins Reine
Notizen aus einem Meeting sind in der Stunde danach am nützlichsten. Bring sie noch am selben Tag in Ordnung, solange du weißt, was deine Kürzel bedeuten sollten. Am Freitag weißt du es nicht mehr.
- 03
Fang mit dem Ergebnis an
Fang die Notiz damit an, was entschieden wurde, was noch offen ist und wer was macht. Die Details kommen darunter, für alle, die sie brauchen, und das sind meist nicht viele.
- 04
Schreib auf, warum
Die Entscheidung findest du später schon wieder. Was verloren geht, ist der Grund, und genau den brauchst du, wenn jemand sie ändern will.
- 05
Gib jeder Aufgabe genau einen Verantwortlichen
Es können mehrere Leute beteiligt sein, aber gefragt wird am Ende eine Person. Schreib ihren Namen dazu. Wenn du niemanden nennen kannst, ist es noch keine Aufgabe.
- 06
Schreib Namen aus
„Der Kunde“ und „J“ ergeben heute Sinn, nächstes Jahr nicht mehr. Schreib den vollen Namen. Meist ist er das Erste, woran du dich erinnerst, wenn du suchst.
- 07
Zitier deine Quellen
Wenn eine Quelle etwas gut sagt, übernimm genau diese Zeile und verlinke auf die Quelle. Umschreibungen entfernen sich nach und nach vom Original, und ein paar Monate später weißt du nicht mehr, welche Worte deine waren.
- 08
Halte Notizen klein
Gib jedem Meeting, jeder Idee und jeder Entscheidung eine eigene Notiz. Kleine Notizen lassen sich leichter verlinken und leichter finden. Wenn eine Notiz anfängt, drei Dinge abzudecken, teil sie auf.
- 09
Geh jede Woche alles durch
Nimm dir am Ende der Woche Zeit, um noch mal zu lesen, was reingekommen ist, und es mit dem zu verknüpfen, was du schon hast. Jede Woche geht das schnell. Einmal im Quartal passiert es nicht.
- 10
Archiviere, was erledigt ist
Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, räum seine Notizen beiseite. Dann stören sie nicht mehr bei der Arbeit von heute und tauchen trotzdem auf, wenn du suchst.
- 11
Sichere deine Dateien
Wenn deine Notizen Dateien sind, sichere sie wie Dateien. Leg eine Kopie woanders ab als auf dem Rechner, an dem du arbeitest, und prüf ab und zu, ob sie sich wirklich öffnen lässt.
- 12
Lies, was ein Werkzeug geschrieben hat
Wenn ein Werkzeug eine Zusammenfassung entwirft, eine Notiz ablegt oder eine Änderung vorschlägt, lies es, bevor du es übernimmst. Ein Fehler, den du jetzt bemerkst, ist in Sekunden behoben. Merkst du ihn erst einen Monat später, kann er einen ganzen Nachmittag fressen.