1.1
Principes et pratiques
Dix convictions sur le travail intellectuel, et douze habitudes qui en découlent.
Le plus souvent, le travail intellectuel aboutit à une décision ou à une recommandation. Le raisonnement qui va avec reste dans votre tête jusqu’à ce que quelqu’un vous le demande, et d’ici là vous en avez oublié la moitié. Garder une trace de ce raisonnement est un savoir-faire, et presque personne ne l’apprend.
Voici les principes auxquels nous tenons et les pratiques que nous suivons au quotidien. Ce sont des opinions. Si l’une de vos habitudes se heurte à l’un d’eux, ça vaut la peine de chercher lequel des deux a tort.
Principes
- 01
Saisir l’éphémère
Le moment où une idée vous vient est le pire pour décider où la mettre. Sortez-la d’abord de votre tête. Triez plus tard, une fois que vous voyez ce que vous avez d’autre.
- 02
Maximiser la maîtrise
Gardez vos notes dans un format que n’importe quel outil peut ouvrir, à un endroit que vous contrôlez. Les applications se font racheter, changent et ferment. Vos notes ne devraient pas disparaître avec elles.
- 03
Minimiser les transferts
Les notes, les tâches, les réunions et les personnes qui y participent forment un tout. Répartissez-les entre quatre applications et vous passez vos journées à recopier de l’une à l’autre, et elles finissent quand même par ne plus concorder.
- 04
Une source unique de vérité
Collez un fait dans trois notes et vous avez trois faits, et bientôt ils ne concorderont plus. Gardez-le à un seul endroit et faites des liens vers lui.
- 05
Un vocabulaire clair
Un dossier est un dossier, une tâche est une tâche. Vous ne devriez pas avoir à apprendre le jargon d’un outil avant de pouvoir noter quelque chose.
- 06
Réduire sans relâche l’administratif
Enregistrer, renommer, retaper et remettre en forme, ce n’est pas réfléchir. Laissez les outils s’en charger et gardez votre attention pour les décisions.
- 07
Privé par défaut
C’est dans vos notes que vous dites franchement ce que vous pensez des clients, des projets et des collègues. Elles doivent pouvoir vous servir sans que personne d’autre ne les lise jamais.
- 08
La performance n’est pas facultative
Si un outil vous fait attendre, vous finirez par ne plus vous en servir. Ouvrir, chercher et passer d’une note à l’autre doit être instantané, que vous ayez dix notes ou dix mille.
- 09
Des décisions traçables
Pour chaque décision, vous devez pouvoir retrouver où elle a été prise, par qui et pourquoi. C’est pareil pour un outil qui modifie vos notes. Il doit montrer ce qu’il a changé et vous laisser l’annuler.
- 10
Écrire comme pour enseigner
Écrivez chaque note pour quelqu’un qui n’était pas à la réunion. Dans six mois, ce quelqu’un, ce sera vous.
Pratiques
- 01
N’avoir qu’une boîte de réception
Tout ce qui n’a pas de place évidente va au même endroit, que ce soit un mémo vocal ou une photo du tableau blanc. Avec une seule boîte de réception, vous n’avez qu’un endroit à consulter, et rien ne se perd entre deux.
- 02
Mettre au propre le jour même
Les notes de réunion servent surtout dans l’heure qui suit la réunion. Reprenez-les le jour même, tant que vous savez encore ce que voulaient dire vos abréviations. D’ici vendredi, vous ne le saurez plus.
- 03
Commencer par le résultat
Commencez la note par ce qui a été décidé, ce qui reste en suspens et qui fait quoi. Le détail peut venir en dessous pour ceux qui en ont besoin, et en général ils ne sont pas nombreux.
- 04
Noter le pourquoi
La décision, vous la retrouverez sans trop de mal. C’est la raison qui se perd, et c’est d’elle que vous avez besoin quand quelqu’un veut revenir dessus.
- 05
Donner un responsable à chaque tâche
Plusieurs personnes peuvent être concernées, mais c’est à l’une d’elles qu’on posera la question. Mettez son nom dessus. Si vous ne pouvez nommer personne, ce n’est pas encore une tâche.
- 06
Nommer les gens
« Le client » et « J » sont clairs aujourd’hui et ne le seront plus l’an prochain. Écrivez le nom complet. C’est souvent ce dont vous vous souvenez en premier quand vous cherchez.
- 07
Citer ses sources
Quand une source dit bien quelque chose, recopiez la phrase exacte et faites un lien vers elle. Les paraphrases dérivent, et quelques mois plus tard vous ne saurez plus quels mots étaient les vôtres.
- 08
Faire de petites notes
Donnez à chaque réunion, idée ou décision sa propre note. Les petites notes sont plus faciles à relier et à retrouver. Si une note commence à traiter trois sujets, découpez-la.
- 09
Faire le point chaque semaine
Prenez un moment en fin de semaine pour relire ce qui est arrivé et le relier à ce que vous avez déjà. Une fois par semaine, c’est vite fait. Une fois par trimestre, ça ne se fait pas.
- 10
Archiver ce qui est terminé
Quand un projet se termine, mettez ses notes de côté. Elles n’encombrent plus le travail du jour et ressortent quand même dans vos recherches.
- 11
Sauvegarder les fichiers
Si vos notes sont des fichiers, sauvegardez-les comme des fichiers. Gardez-en une copie ailleurs que sur votre machine de travail, et de temps en temps, vérifiez qu’elle s’ouvre vraiment.
- 12
Relire ce qu’un outil a écrit
Quand un outil rédige un résumé, classe une note ou propose une modification, relisez avant d’accepter. Une erreur repérée tout de suite se corrige en quelques secondes. Repérée un mois plus tard, elle peut vous prendre tout un après-midi.