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Principios y prácticas
Diez convicciones sobre el trabajo intelectual, y doce hábitos que se desprenden de ellas.
Casi todo el trabajo intelectual termina en una decisión o una recomendación. El razonamiento que hay detrás se queda en tu cabeza hasta que alguien te pregunta, y para entonces ya has olvidado la mitad. Conservarlo es una habilidad, y casi a nadie se la enseñan.
Debajo tienes los principios que defendemos y las prácticas que seguimos a diario. Son opiniones. Si alguno de tus hábitos choca con uno de ellos, merece la pena averiguar cuál de los dos está equivocado.
Principios
- 01
Capturar lo fugaz
Cuando se te ocurre una idea es el peor momento para decidir dónde va. Primero sácala de la cabeza. Ya la ordenarás después, cuando veas qué más tienes.
- 02
Maximizar la propiedad
Guarda tus notas en un formato que cualquier herramienta pueda abrir, en un sitio que controles tú. A las aplicaciones las compran, las cambian y las cierran. Tus notas no deberían irse con ellas.
- 03
Minimizar las transferencias
Las notas, las tareas, las reuniones y las personas que participan en ellas forman un mismo trabajo. Si las repartes entre cuatro aplicaciones, te pasas el día copiando de una a otra, y aun así acaban sin coincidir.
- 04
Una única fuente de verdad
Pega un dato en tres notas y tendrás tres datos, y al poco tiempo ya no coincidirán. Guárdalo en un solo sitio y enlázalo.
- 05
Un vocabulario claro
Una carpeta es una carpeta y una tarea es una tarea. No deberías tener que aprender la jerga propia de una herramienta antes de poder apuntar algo.
- 06
Reducir el papeleo sin tregua
Guardar, renombrar, volver a teclear y cambiar formatos no es pensar. Deja eso a las herramientas y reserva tu atención para las decisiones.
- 07
Privado por defecto
En tus notas dices lo que piensas de verdad de clientes, planes y compañeros. Deberían servirte sin que nadie más las lea nunca.
- 08
El rendimiento no es opcional
Si una herramienta te hace esperar, acabarás dejando de usarla. Abrir, buscar y pasar de una cosa a otra debería ser instantáneo, tengas diez notas o diez mil.
- 09
Decisiones trazables
De cualquier decisión deberías poder saber dónde se tomó, quién la tomó y por qué. Lo mismo vale para una herramienta que edita tus notas, que debería mostrar qué ha cambiado y dejarte deshacerlo.
- 10
Escribir como si enseñaras
Escribe cada nota para alguien que no estuvo en la reunión. Dentro de seis meses, ese alguien serás tú.
Prácticas
- 01
Tener una sola bandeja de entrada
Todo lo que no tenga un sitio evidente va al mismo lugar, sea una nota de voz o una foto de la pizarra. Una sola bandeja de entrada es un solo sitio que revisar, y nada se pierde entre dos.
- 02
Pasarlo a limpio el mismo día
Las notas de una reunión son más útiles en la hora siguiente. Pásalas a limpio ese mismo día, mientras aún sabes qué querían decir tus abreviaturas. El viernes ya no lo sabrás.
- 03
Empezar por el resultado
Empieza la nota con lo que se decidió, lo que sigue abierto y quién hace qué. Los detalles pueden ir debajo para quien los necesite, que no suele ser mucha gente.
- 04
Apuntar el porqué
La decisión la vas a encontrar sin problema. Lo que se pierde es el motivo, y es justo lo que necesitas cuando alguien quiere cambiarla.
- 05
Dar a cada tarea un responsable
Puede que haya varias personas implicadas, pero a una de ellas es a la que le preguntan. Pon su nombre en la tarea. Si no se te ocurre ningún nombre, todavía no es una tarea.
- 06
Usar nombres propios
«El cliente» y «J» tienen sentido hoy, pero el año que viene no. Escribe el nombre completo. Suele ser lo primero que recuerdas cuando te pones a buscar.
- 07
Citar las fuentes
Cuando una fuente dice algo bien, copia la frase exacta y pon un enlace a la fuente. Las paráfrasis se van desviando, y al cabo de unos meses no sabrás qué palabras eran tuyas.
- 08
Hacer notas pequeñas
Dale a cada reunión, idea o decisión su propia nota. Las notas pequeñas son más fáciles de enlazar y de encontrar. Si una nota empieza a tratar tres cosas, divídela.
- 09
Repasar cada semana
Resérvate un rato al final de la semana para releer lo que ha entrado y enlazarlo con lo que ya tienes. Si lo haces cada semana, es rápido. Si lo dejas para cada trimestre, no llega a pasar.
- 10
Archivar lo terminado
Cuando acabe un proyecto, aparta sus notas. Dejan de estorbar en el trabajo de hoy y siguen saliendo cuando buscas.
- 11
Hacer copias de seguridad
Si tus notas son archivos, haz copias de seguridad como con cualquier archivo. Guarda una copia fuera del ordenador en el que trabajas, y de vez en cuando comprueba que de verdad se abre.
- 12
Leer lo que escribe una herramienta
Cuando una herramienta redacta un resumen, archiva una nota o propone un cambio, léelo antes de aceptarlo. Un error que ves en el momento se arregla en segundos. Si lo descubres un mes después, te puede costar una tarde.