Con ataduras.

Si el mismo dato está en dos notas, tarde o temprano una de ellas estará mal y no sabrás cuál. Así que cuando lo necesites en otro sitio, enlaza a la nota que lo tiene. Si cambia, cambia en un solo lugar, y todo lo que apunta a él sigue estando bien. Cita una línea si quieres tenerla delante, pero deja el enlace al lado.

Enlaza las notas que mencionas, nombra a las personas implicadas y etiqueta los hilos. Los enlaces deberían funcionar en los dos sentidos, de modo que al abrir una persona veas todas las notas en las que aparece, y al abrir una nota veas qué enlaza con ella.

Con el tiempo, los enlaces trazan un mapa de tu trabajo. Verás grupos de notas donde vuelves una y otra vez a las mismas ideas, y notas huérfanas que nunca llegaron a conectarse con nada. Revisa las huérfanas una vez al mes. La mayoría o están terminadas y se pueden archivar, o están a medias y hay que enlazarlas con algo.